Doanh nghiệp cần nhập và xuất hàng, thực hiện các hoạt động sản xuất, giao dịch để mang lại thu nhập, sự phát triển. Việc quản lý hàng ra vào kho đóng vai trò quan trọng để các công ty theo dõi được dòng chảy tài chính, tình hình sử dụng hàng hóa, nguyên vật liệu. Khâu quản lý kho hàng cần được thắt chặt để tránh thất thoát tài chính của doanh nghiệp.

Quản lý kho với phần mềm kế toán đơn giản sẽ nâng cao hiệu quả làm việc của chuyên viên. Chia sẻ dưới đây sẽ cung cấp thông tin quan trọng cho chuyên viên kế toán trong quản lý xuất – nhập – tồn kho bằng excel hiệu quả.

Lợi ích khi quản lý kho bằng file excel

Công việc thủ kho vô cùng quan trọng, kiểm soát quá trình xuất nhập hàng hóa trong kho, cùng nhiều vấn đề phát sinh cần được xử lý. Quản lý kho bằng công cụ file excel được nhiều đơn vị lựa chọn sử dụng bởi:

  • Công cụ excel dễ dàng thiết lập các tính năng, nghiệp vụ phù hợp với quy định của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc thiết lập các cột, tính năng sẽ tốn khá nhiều thời gian. Yêu cầu doanh nghiệp cần có 1 người giỏi sử dụng công cụ excel để kiểm soát và sử dụng hàm chính xác.
  • Công cụ excel đơn giản, dễ thực hiện với việc nhập liệu, các hàm tra soát dễ dàng, các hàm tính số liệu đơn giản. 
  • Công cụ excel hoàn toàn không mất phí, dễ dàng điều chỉnh để hoàn thiện bảng quản lý kho cụ thể.
  • Trực tiếp thao tác điều chỉnh trên database để điều chỉnh các hoạt động xuất/ nhập kho dễ dàng.
  • Không thông qua đơn vị trung gian, mọi vấn đề liên quan đến doanh nghiệp được giữ kín. Sử dụng công cụ excel trên máy chủ hoặc trên đám mây số tiện lợi.

Lưu ý để quản lý kho với phần mềm kế toán excel hiệu quả

Công cụ excel có thể thiết lập dễ dàng với các bước sau đây để quản lý kho hiệu quả, kế toán viên cần lưu ý:

  • Lập file quản lý vật tư hàng hóa riêng, với mã hàng, xây dựng database để xuất giữ liệu sang các cột khác. Với các dữ liệu cần thiết lập: số thứ tự, tên hàng hóa, mã ký hiệu, đơn vị…
  • Lập sheet xuất – nhập hàng hóa với các thông tư liên quan: chứng từ, số lượng, ngày tháng xuất – nhập, đơn giá, người xuất nhập hàng…
  • Lập sheet báo cáo tồn kho, xuất kho và nhập kho: của từng loại vật tư, số liệu được lấy từ Sheet xuất – nhập để tính tồn kho lý thuyết, kết hợp với cột tồn kho thực tế để so sánh.

Bên cạnh những lợi thế, công cụ excel cũng có những hạn chế trong quản lý kế toán kho mà người dùng cần lưu ý:

  • Dễ sai sót do thao tác nhập liệu thủ công, yêu cầu người làm việc cần cẩn trọng, kiểm tra rà soát thông tin liên tục.
  • Các hàm khó, cần có chuyên viên và người làm chủ được thủ thuật trên excel để thực hiện, lập bảng. Cần thời gian điều chỉnh, làm quen công cụ.
  • Sử dụng các công cụ hàm VLOOKUP, hàm IF để hoàn thiện bảng thống kê trông gọn gàng, dễ quan sát hơn, không xuất hiện lỗi #NA.

Phần mềm quản lý excel tích hợp giải pháp ghi chép, tổng hợp thông tin, truy xuất dữ liệu nhanh chóng. Excel trang bị những tính năng hỗ trợ quá trình theo dõi hàng nhập – xuất hay tồn kho hiệu quả. 

Người dùng cần nắm rõ đặc điểm excel, thủ thuật để thao tác chính xác, hiệu quả. Thông tin phần mềm excel tại https://sme.misa.vn/215228/ke-toan-excel-don-gian/ sẽ hữu ích cho các kế toán viên thực hiện kế toán kho cho doanh nghiệp hiệu quả.